Unterlagen für den Hausverkauf: Die vollständige Checkliste

Kurz gesagt: Vor dem Start brauchen Sie Grundbuchauszug, Energieausweis, Grundrisse, Baugenehmigung, Wohnflächenberechnung und Auskunft über Baulasten. Die meisten Unterlagen bekommen Sie als Eigentümer direkt und für kleine Gebühren.

Käufer, Finanzierungsbanken und Notare stellen beim Hausverkauf viele Fragen, und fast alle lassen sich mit Papieren beantworten. Unten steht die Checkliste in vier Gruppen, mit Bezugsquelle, Kosten und Zweck jeder Unterlage.

Wenn Sie gerade verkaufen: Beantragen Sie diese Woche zuerst die Unterlagen, die am längsten dauern: Grundbuchauszug, Bauunterlagen bei der Bauaufsicht und den Energieausweis, denn er muss spätestens bei der Besichtigung vorliegen. Stellen Sie die Anträge für die Auskünfte der Ämter (Baulasten, Altlasten, Karte) gleichzeitig. Legen Sie Rechnungen und Nachweise von Anfang an in einen Ordner.

Gruppe 1: Eigentum und Rechtliches

Grundbuchauszug: Kosten und Berechtigung

Das Grundbuch darf einsehen, wer ein berechtigtes Interesse darlegt (§ 12 GBO). Als Eigentümer haben Sie es. Das Kostenverzeichnis des Gerichts- und Notarkostengesetzes nennt: Papierausdruck 10 Euro, amtlicher (beglaubigter) Ausdruck 20 Euro, elektronische Übermittlung als unbeglaubigte Datei 5 Euro, als beglaubigte Datei 10 Euro (Nr. 17000 bis 17003).

Beispiel (Rechnung): Sie brauchen einen beglaubigten Auszug für die Bank und eine einfache Kopie für Interessenten. Auf Papier: 20 + 10 = 30 Euro. Als Dateien: 10 + 5 = 15 Euro.

Ein Kaufinteressent hat allein aus seinem Interesse am Kauf in der Regel kein berechtigtes Interesse. Geben Sie ernsthaften Interessenten eine Kopie Ihres Auszugs oder erteilen Sie eine schriftliche Zustimmung.

Welche Papiere in Ihrem Fall dazugehören und was noch fehlt, zeigt die Unterlagen-Prüfung. So beginnen Sie mit dem Teil, der am längsten dauert.

Gruppe 2: Gebäude und Technik

Der Energieausweis

Beim Verkauf eines bebauten Grundstücks ist ein Energieausweis auszustellen, wenn noch kein gültiger vorliegt. Spätestens bei der Besichtigung müssen Sie ihn oder eine Kopie vorlegen, ein deutlich sichtbarer Aushang oder Auslegen genügt. Nach dem Kaufvertrag ist er dem Käufer unverzüglich zu übergeben. Er gilt zehn Jahre (§§ 79, 80 des Gebäudemodernisierungsgesetzes, bisher Gebäudeenergiegesetz). Für kleinere Wohngebäude mit Bauantrag vor dem 1. November 1977 ist bis Ende 2026 ein Energiebedarfsausweis vorgesehen, sofern die Ausnahme für bereits modernisierte Gebäude nicht greift. Diese Regel fällt zum 1. Januar 2027 weg; ein vor 2027 ausgestellter Ausweis bleibt gültig. Mehr dazu: Energieausweis beim Hausverkauf.

Wohnfläche richtig berechnen

Die Wohnflächenverordnung rechnet Räume mit mindestens 2 Meter lichter Höhe voll an, Räume und Raumteile mit 1 bis unter 2 Meter zur Hälfte, Balkone, Loggien und Terrassen in der Regel zu einem Viertel, höchstens zur Hälfte (§ 4 WoFlV). Eine nachvollziehbare Berechnung vermeidet Streit, weil sie sich mit dem Plan abgleichen lässt.

Beispiel (Rechnung): Wohnzimmer 28 m², Küche 14 m², zwei Zimmer mit je 16 m², Bad 8 m², Flur 10 m², Dachschrägenbereich mit 1 bis unter 2 Meter lichter Höhe 12 m² (zur Hälfte), Terrasse 20 m² (zu einem Viertel). Wohnfläche: 28 + 14 + 16 + 16 + 8 + 10 = 92 m²; plus 12 × 0,5 = 6 m²; plus 20 × 0,25 = 5 m². Zusammen 103 m².

Gruppe 3: Grundstück und Umfeld

Baulasten in NRW

Das Baulastenverzeichnis zeigt, ob ein Grundstück durch öffentlich-rechtliche Verpflichtungen begünstigt oder belastet ist, etwa durch ein Wegerecht oder eine Abstandsfläche. Die Stadt Köln beschreibt: Wer ein berechtigtes Interesse darlegt, kann Einsicht nehmen oder Abschriften verlangen. Als Eigentümer erfüllen Sie das in der Regel. Gebühren richten sich nach dem Tarif der jeweiligen Behörde. Fragen Sie bei Ihrer Bauaufsicht nach dem Formular.

Liegenschaftskarte und Altlasten

Die Liegenschaftskarte stammt aus dem Liegenschaftskataster. In NRW richten sich die Gebühren nach der Vermessungs- und Wertermittlungskostenordnung, die Preise stehen in der Preisliste der jeweiligen Stelle. Achten Sie bei Online-Diensten darauf, dass es sich um die amtliche Stelle handelt. Zur Altlastenauskunft verlangen Kreise häufig die Zustimmung des Eigentümers, wenn nicht Sie selbst fragen. Sie als Eigentümer können die Auskunft beantragen.

Gruppe 4: Bei besonderen Konstellationen

• Eigentumswohnung oder Teileigentum: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Höhe der Rücklage.
• Vermietung: Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Nachweise über Kaution.
• Erbbaurecht: Erbbaurechtsvertrag und Zustimmung des Grundstückseigentümers, siehe Haus auf Erbbaugrundstück verkaufen.
• Denkmalschutz: Eintragung, Auflagen, Förderbescheide. Zum Energieausweis gelten für Baudenkmäler bis Ende 2026 eigene Regeln, die zum 1. Januar 2027 entfallen (siehe Energieausweis beim Hausverkauf).
• Wohnungsrecht oder Nießbrauch: Notarielle Urkunde.

Welche Frage welche Unterlage beantwortet

Interessenten fragen meist dasselbe. Wer die Antwort in der Mappe hat, muss nicht suchen.

Wer braucht wann was?

Nicht jede Unterlage geht an alle. Eine Abstufung schützt Ihre Daten und beschleunigt den Verkauf.

Mit persönlichen Angaben gehen Sie sparsam um. Schwärzen Sie in Kopien, die Sie früh versenden, Kontodaten und Namen Dritter, etwa in Rechnungen oder Mietverträgen. Der vollständige Satz gehört zu den späteren Phasen, wenn ein Interessent ernsthaft kaufen möchte.

Wenn Unterlagen fehlen

Nicht jedes Papier ist nach Jahren noch da. Für die häufigsten Lücken gibt es Wege:

• Bauzeichnungen oder Baugenehmigung fehlen: Die Bauaufsicht verwahrt die Bauakte. Fragen Sie nach Einsicht oder Kopien und halten Sie Ausweis und Grundbuchauszug bereit.
• Grundriss fehlt oder ist veraltet: Ein neues Aufmaß durch Architekt oder Sachverständigen. Zeichnen Sie Abweichungen vom Plan ein, etwa nachträglich eingezogene Wände.
• Rechnungen für Modernisierungen fehlen: Fragen Sie die Firma nach Zweitschriften oder lassen Sie sich Zeitpunkt und Art der Arbeiten bestätigen. Ohne Beleg schreiben Sie nur, was Sie sicher wissen, mit Jahr.
• Energieausweis fehlt oder ist abgelaufen: Neu ausstellen lassen. Er gilt zehn Jahre.
• Grundbuchauszug ist alt: Neuen Auszug anfordern. Banken und Notar möchten einen aktuellen Stand.

So ordnen Sie die Mappe

Eine einfache Struktur spart später Zeit:

1. Digitaler Ordner mit sprechenden Dateinamen (zum Beispiel „Grundbuchauszug 2026-10“, „Energieausweis bis 2033“). Eine Kopie auf einem zweiten Speicher.
2. Papiermappe für Besichtigungen mit Grundriss, Energieausweis und Wohnflächenberechnung.
3. Liste der Zusagen (was ist mitverkauft, was bleibt). Sie hilft später beim Gespräch mit dem Notar.
4. Übersicht der Fristen (Auskünfte beantragt am, erwartet bis).

Reihenfolge, die Zeit spart

1. Grundbuchauszug und Darlehensunterlagen zuerst, weil daran die Klärung von Eigentum und Restschuld hängt.
2. Energieausweis früh beauftragen, er muss bei der Besichtigung vorliegen.
3. Bauunterlagen bei Bauaufsicht und Archiv anfordern. Das kann am längsten dauern.
4. Auskünfte der Ämter (Baulasten, Altlasten, Karte) gleichzeitig beantragen.
5. Eigene Nachweise ordnen: Rechnungen, Garantien, Wartungsberichte, Versicherungen. Das hilft auch beim Exposé, siehe Exposé erstellen.

Zum Abhaken

• [ ] Grundbuchauszug (aktuell)
• [ ] Darlehens- und Grundschuldunterlagen
• [ ] Nachweis Ihrer Eigentümerstellung (bei Erben: Erbschein oder Testament)
• [ ] Energieausweis (gültig)
• [ ] Grundrisse und Schnitte
• [ ] Baugenehmigung und Bauzeichnungen
• [ ] Wohnflächenberechnung
• [ ] Nachweise zu Modernisierungen
• [ ] Feuerstättenbescheid und Wartungsnachweise
• [ ] Gebäudeversicherung und Schadensfälle
• [ ] Grundsteuerbescheid
• [ ] Liegenschaftskarte
• [ ] Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis
• [ ] Altlastenauskunft
• [ ] Auskunft der Gemeinde zu Erschließungs- und Anliegerbeiträgen

Typische Stolpersteine

• Ein aktueller Auszug. Banken und Notare möchten einen aktuellen Stand, beantragen Sie ihn früh.
• Aktuelle Grundrisse. Haben Sie umgebaut, passen alte Pläne nicht mehr. Käufer erkennen Abweichungen bei der Besichtigung.
• Genehmigungen prüfen. Eine fehlende Baugenehmigung für Anbau oder Dachausbau kann den Verkauf verzögern.
• Der Energieausweis vor der ersten Anfrage. Planen Sie die Zeit für die Ausstellung ein.
• Eine berechnete Wohnfläche. Eine nachvollziehbare Berechnung schützt vor Rückfragen.
• Eine Mappe für alles. Ein Ordner mit allen Papieren spart Rückfragen.

Ihre nächsten Schritte, wenn Sie jetzt verkaufen

Wer bald verkauft, fragt sich meist Folgendes.

Was kostet es mich? Die Grundbuchgebühren sind gesetzlich festgelegt. Im Beispiel oben kosten ein beglaubigter und ein einfacher Auszug auf Papier 30 Euro, als Dateien 15 Euro. Für Karte, Baulastenauskunft und Kopien aus der Bauakte gelten örtliche Tarife, die Beträge nennt die jeweilige Stelle. Die Wohnflächenberechnung im Beispiel ergibt 103 Quadratmeter, eine nachvollziehbare Berechnung vermeidet Streit.

Wie lange dauert es? Der Artikel nennt keine festen Zeiten. Die Bauunterlagen bei Bauaufsicht und Archiv können am längsten dauern, deshalb gehören sie an den Anfang. Auskünfte der Ämter lassen sich parallel beantragen.

Was darf ich nicht vergessen? In dieser Reihenfolge:

1. Grundbuchauszug und Darlehensunterlagen.
2. Energieausweis beauftragen, siehe Energieausweis beim Hausverkauf.
3. Bauunterlagen anfordern, Baulasten, Altlasten und Karte beantragen.
4. Eigene Nachweise ordnen.
5. Die Mappe digital und auf Papier führen, Zusagen und Fristen notieren.

Stolpersteine vermeiden: Mit einem alten Grundbuchauszug starten. Veraltete Grundrisse nach einem Umbau verwenden. Den Energieausweis erst nach der ersten Anfrage beauftragen. Persönliche Daten in früh versendeten Kopien nicht schwärzen. Eine fehlende Baugenehmigung zu spät bemerken, siehe Ohne Baugenehmigung gebaut.

Wann frage ich wen? Die Bank wegen der Darlehens- und Grundschuldunterlagen, die Bauaufsicht wegen Bauakte und Baulasten, die Gemeinde zu Beiträgen und Bebaubarkeit, den Notar für den Grundbuchstand und die Unterlagen vor der Beurkundung, siehe Notartermin beim Hausverkauf.

Häufige Fragen

Muss ich dem Käufer den Grundbuchauszug geben?

Ernsthafte Interessenten und deren Bank verlangen ihn in der Regel. Ob und wann Sie ihn weitergeben, entscheiden Sie. Der Notar prüft das Grundbuch ohnehin selbst, bevor er den Vertrag entwirft.

Was kostet die Beschaffung aller Unterlagen?

Die Gebühren für Grundbuchauszüge sind gesetzlich festgelegt (5 bis 20 Euro je Ausdruck). Bei Ämtern gelten örtliche Tarife. Rechnen Sie je nach Ort mit weiteren Gebühren für Karte, Baulastenauskunft und gegebenenfalls Kopien aus der Bauakte. Die genauen Beträge erfahren Sie bei der jeweiligen Stelle.

Wo bekomme ich die Bauzeichnungen, wenn ich sie nicht mehr habe?

Die Bauaufsicht der Stadt oder des Kreises verwahrt die Bauakte. Fragen Sie dort nach Einsicht oder Kopien. Je nach Behörde brauchen Sie einen Nachweis Ihrer Eigentümerstellung.

Reicht ein Energieausweis, den ich vor Jahren gemacht habe?

Ja, solange er gültig ist. Der Energieausweis gilt zehn Jahre. Er verliert seine Gültigkeit früher, wenn nach dem Gesetz ein neuer erforderlich wird.

Brauche ich ein Wertgutachten oder einen Bauzustandsbericht?

Als Unterlage für den Verkauf ist beides nicht vorgeschrieben. Ein Gutachten eines Sachverständigen kann Verhandlungen erleichtern, kostet aber Geld. Methoden zur Wertermittlung vergleicht Wert des Hauses ermitteln.

Womit fange ich an, wenn ich wenig Zeit habe?

Mit Grundbuchauszug und Darlehensunterlagen, weil daran die Klärung von Eigentum und Restschuld hängt. Beauftragen Sie danach früh den Energieausweis und fordern Sie die Bauunterlagen an, denn das kann am längsten dauern.

Was das für Ihren Verkauf bedeutet

Eine vollständige Mappe zeigt Käufern, dass das Haus gepflegt und der Verkauf gut vorbereitet ist. Sie verkürzt den Weg bis zur Beurkundung und gibt Ihnen einen Überblick, wo noch Lücken sind. Beginnen Sie mit Grundbuchauszug, Energieausweis und Bauunterlagen. Ob die Unterlagen für Ihren Einzelfall ausreichen, klären Notar und gegebenenfalls Ihre Bank.

Stand und Quellen

Stand: Oktober 2026. Quellen:

• § 12 GBO
• Kostenverzeichnis GNotKG
• § 80 GModG, bisher GEG
• § 4 WoFlV
• Stadt Köln: Baulastenverzeichnis
• Rhein-Sieg-Kreis: Antrag Altlastenauskunft
• Stadt Köln: Flurkarte online

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Unterlagen in Ihrem Fall erforderlich sind, klären Notar, Bank und Gemeinde.